ניקיון משרדים בשעות הערב – מה לבדוק לפני מסירת מפתח

המדריך הזה נכתב למנהלי תפעול ולמנהלות משרד שמזמינים ניקיון משרדים בשעות הערב עבור העסק, ורוצים לדעת מה קורה במשרד אחרי שהעובד האחרון יוצא. מי נכנס, עם איזה מפתח, מי דורך את האזעקה, ומה עושים אם בבוקר המטבחון נראה כאילו איש לא עבר בו? ניקיון אחרי שעות העבודה חוסך רעש והפרעה, אבל הוא מעביר לספק אחריות על משרד ריק, על ציוד ועל מסמכים. לכן השאלה המרכזית היא פחות באיזו שעה מנקים, ויותר איך בונים הסדר שאפשר לסמוך עליו כשאף אחד מכם לא נמצא. בפרקים הבאים תמצאו מתי ערב מתאים ומתי לא, מה לבדוק אצל הספק, איך מוסרים מפתח וקוד, ואיך מפקחים על עבודה שאינכם רואים.

מתי ניקיון משרדים בשעות הערב הוא הבחירה הנכונה?

ניקיון משרדים בשעות הערב מתאים למשרד שמתרוקן בשעה צפויה, ושבו שואב, עגלה או דלת שנטרקת מפריעים לפגישות ולשיחות. היתרון המרכזי הוא שהצוות עובד במשרד ריק, בקצב קבוע, ומשאיר אותו מוכן לבוקר.

במשרדים שאנחנו מנקים, הסימנים לכך שערב הוא הבחירה הנכונה חוזרים על עצמם:

• רוב העובדים יוצאים עד שעה קבועה, ואין אצלכם צוות שנשאר עד מאוחר.
• יש הרבה פגישות לקוחות, שיחות וידאו או עבודה שדורשת ריכוז.
• יש שטח פתוח גדול, שקשה לנקות ביסודיות סביב אנשים שיושבים בו.
• המטבחונים והשירותים צריכים טיפול יסודי פעם ביום, מעבר לסידור קל.

ערב פחות מתאים כשיש אצלכם צוותים שעובדים עד שעות מאוחרות, או כשחשוב לכם שמישהו יטפל בתקלות במהלך היום. במקרים כאלה כדאי לבחון ניקיון משרדים בשעות העבודה או שילוב של שני המודלים. משרד שפעיל עד מאוחר, או מגדל שמגביל כניסת ספקים בערב, עשוי להתאים יותר למודל של ניקיון משרדים בשעות הלילה.

פעולה למחר בבוקר: בדקו במערכת הנוכחות או ביומן הכניסות מתי יוצא העובד האחרון בכל יום בשבוע. אם הפער בין הימים גדול, קבעו את שעת ההתחלה לפי היום המאוחר, או בקשו סדר עבודה שמתחיל באזורים שמתרוקנים ראשונים.

מה נעשה בערב, ומה נשאר לשעות היום

בערב מבצעים את הניקיון היסודי של היום, ובשעות היום מטפלים רק במה שלא יכול לחכות. ההפרדה הזאת מאפשרת למשרד להיראות מסודר גם בפתיחת הבוקר וגם אחרי ארוחת הצהריים.

סבב ערב טיפוסי כולל ריקון פחים, ניקוי משטחי עבודה פנויים, מטבחונים, שירותים, חדרי ישיבות ושטיפת רצפות. לצד זה משלימים מוצרי צריכה כמו נייר, סבון ושקיות. הפירוט המדויק תלוי בהסכם, והרחבנו עליו במאמר מה כולל שירות ניקיון משרדים.

גם לסדר יש משמעות. עובדים מהחדרים אל המסדרון, מהמשטחים הגבוהים אל הנמוכים, ומסיימים ברצפה כדי לא ללכלך את מה שכבר נוקה. כך נראה סדר עבודה של עובד ניקיון במשרד שמכיר את המקום היטב.

מה נשאר ליום? קפה שנשפך לפני פגישה, מדיח שהתמלא בצהריים, או שירותים שעמוסים במיוחד בימי שיא. כלל האצבע שלנו פשוט: תלונה שחוזרת לפני הצהריים יותר מפעמיים בשבוע כבר אינה תקלה, היא חלק מהעומס הרגיל. במצב כזה שקלו תוספת קצרה של תחזוקה בשעות היום. לפני כן כדאי לבדוק באיזו תדירות לנקות משרד בגודל ובאופי שלכם.

חמש בדיקות אצל הספק לפני שמוסרים מפתח

לפני שנותנים לספק גישה למשרד ריק, בודקים חמישה דברים: רישוי, ביטוח, סינון העובדים, מי מפקח עליהם ומה קורה כשמישהו לא מגיע. כל אחד מהם אפשר לאמת במסמך או בשאלה ישירה.

1. רישיון קבלן שירות בתוקף. הרישוי בענף נמצא היום באחריות משרד העבודה, והוא נועד לוודא שהקבלן עומד בחובותיו כלפי העובדים. בקשו עותק.
2. ביטוח שכולל צד שלישי, חבות מעבידים ואחריות מקצועית. בקשו את הפוליסה עצמה ובדקו שהכיסויים מופיעים בה בשמם.
3. סינון העובדים, כלומר אישור היעדר רישום פלילי, ראיון עומק והסכם סודיות חתום.
4. מפקח אזורי בשם ובטלפון, שאפשר להשיג גם אחרי שעות העבודה.
5. גיבוי להיעדרות. מי מגיע כשהעובד הקבוע חולה, איך הוא מקבל את ההנחיות ומי מעדכן אתכם.

שאלו גם אם העובדים מקבלים את כל ההפרשות הסוציאליות לפי צו ההרחבה בענף הניקיון. לדעתנו יש לזה קשר ישיר ליציבות הצוות, ויציבות היא בדיוק מה שאתם צריכים כשמוסרים מפתח. אצלנו, כחברה שפועלת מאז 1995 עם רישיון קבלן שירות וביטוח בהרחבת ביט, המסמכים האלה נשלחים ללקוח עוד לפני החתימה.

ניקיון משרדים בערב עם מפתח, צעד אחר צעד

ניקיון משרדים בערב עם מפתח עובד טוב כשכל פריט גישה רשום על שם אדם מסוים, ואפשר לבטל כל אחד מהם בלי להחליף את כל המנעולים. זה העיקרון, וכל השאר הוא נוהל.

המסירה ביום הראשון

• מפתח או כרטיס כניסה ממוספר, שנמסר נגד חתימה עם תאריך ושם המקבל.
• קוד אזעקה אישי לעובד הקבוע וקוד נפרד למחליף, במקום קוד משותף של המשרד.
• רשימת טלפונים קצרה הכוללת את איש הקשר אצלכם, מוקד האבטחה והמפקח.
• תיאום מול ניהול הבניין לגבי שעות כניסה, מעליות ופינוי אשפה.

סגירה, החלפות ואובדן

בסוף הסבב העובד מכבה אורות, סוגר חלונות, בודק שהדלתות נעולות ודורך את האזעקה. הגדירו מראש מה עושים כשאחד העובדים שלכם עדיין במשרד, כדי שלא ייווצר ויכוח על מי נועל.

עובד שמתחלף, מפתח שאבד או מחליף ליום אחד צריכים תשובה כתובה מראש. קוד אישי מבטלים ביום ההחלפה, ואובדן מפתח מדווח מיד ולא בבוקר שאחרי. את התבנית המלאה פירטנו במאמר על נוהל מסירת מפתח לחברת ניקיון.

מסמכים, מסכים וחדרים נעולים

עובד ניקיון בערב לא נוגע בניירת, לא מזיז מסמכים ולא נכנס לחדר שסומן כסגור. את הגבולות האלה קובעים בכתב לפני הסבב הראשון, ולא משאירים אותם לשיקול דעת.

ההנחיה הפשוטה ביותר היא מדיניות שולחן נקי. מה שנשאר על השולחן נשאר במקומו, ומנקים רק משטח פנוי. במשרדי עורכי דין, רואי חשבון וגופים פיננסיים כדאי להוסיף ארון נעול לתיקים ופח גריסה נפרד שהצוות אינו מרוקן.

הרשות להגנת הפרטיות פרסמה מדריך להתקשרות עם ספקים חיצוניים. הוא עוסק בעיקר בספקים שניגשים למאגרי מידע, אבל העקרונות שלו מתאימים גם כאן: הסכם כתוב, התחייבות לסודיות ופיקוח שוטף. ההמלצה שלנו היא לבקש שכל מי שנכנס אליכם יחתום על הסכם סודיות, ולוודא שזה אכן קרה.

חדר שרתים, חדר הנהלה או ארכיון מסמנים על תוכנית המשרד ומעבירים למפקח לפני שמתחילים. אם חדר כזה צריך ניקוי פעם בשבוע, קבעו לו מועד קבוע שבו מישהו מכם נמצא במשרד ופותח אותו.

מסכים ומחשבים נשארים כפי שהם. מנגבים אבק ממסך כבוי רק אם הוגדר כך מראש, ולא לוחצים על מקלדת כדי להעיר מחשב.

איך יודעים שהעבודה נעשתה כשאף אחד לא ראה אותה?

מפקחים על ניקיון ערב דרך שלושה ערוצים: בדיקה של המפקח, סיור קצר שלכם בבוקר, וכתובת אחת להערות. כשאחד מהם חסר, תלונות מצטברות בשקט עד שהן מתפרצות.

בשבועיים הראשונים כדאי לעשות סיור בוקר קצר עם רשימת בדיקה קבועה: מטבחון, שירותים, פחים, חדר ישיבות והרצפה בכניסה. כל הערה נרשמת ונשלחת למפקח באותו יום, רצוי עם תמונה.

נניח, לשם הדוגמה, משרד של 40 עובדים בהרצליה פיתוח עם שני מטבחונים. אחרי שבוע מתברר שבמטבחון העליון נשארים כלים בכיור. במקרה כזה לא ממהרים להחליף ספק. בודקים עם המפקח אם שטיפת כלים כלולה בהסכם, ומעדכנים את רשימת המשימות בהתאם.

אחרי החודש הראשון אפשר לעבור לבדיקה שבועית. שיחה קצרה עם המפקח פעם ברבעון, או פעם בחודש במשרד שהנוכחות בו משתנה, מספיקה בדרך כלל כדי לעדכן את ההסכם כשהמשרד גדל, עובר קומה או משנה את ימי הנוכחות.

המפקח האזורי הצמוד הוא הכתובת שלכם. ניקיון משרדים עם מפתח עובד כשיש מישהו אחד שמקבל את ההערות ומטפל בהן לפני הערב הבא.

שאלות נפוצות

מה קורה אם העובד הקבוע לא מגיע?

אנחנו שולחים מחליף מתוך מערך גיבוי לוגיסטי קבוע, והמפקח מעביר לו את ההנחיות ואת נוהל הכניסה. חשוב שגם למחליף יהיה קוד אזעקה אישי שהוגדר מראש, כדי שלא יעבירו קודים בטלפון.

אפשר לפגוש את העובד לפני שהוא מתחיל?

כן. לקוחות שרוצים בכך יכולים לראיין את העובד המיועד לפני הסבב הראשון. במתחמי הייטק שהמדיניות שלהם מחייבת זאת, אפשר לתאם גם בדיקת פוליגרף.

צריך שמישהו מהמשרד יישאר בזמן הניקיון?

לא. ניקיון ערב מתוכנן כך שיתבצע בלי נוכחות של עובדים מצדכם, בשעה שמתואמת עם הבניין. בשבוע הראשון כדאי שאיש הקשר שלכם יהיה זמין בטלפון, למקרה של שאלה על חדר נעול או תקלה באזעקה.

בשורה התחתונה

ניקיון משרדים בשעות הערב מתאים לרוב המשרדים שמתרוקנים בשעה צפויה, בתנאי שמסירת המפתח והקוד מוסדרת לפני הסבב הראשון. כשזה קורה, הצוות שלכם פותח כל בוקר משרד מוכן, בלי לחשוב על מי היה בו בלילה. הצעד הראשון הוא רשימה קצרה: מי מקבל גישה, לאילו חדרים, ומי אצלכם מקבל את הדיווח בבוקר. אם יש חדר שאסור להיכנס אליו, סמנו אותו כבר עכשיו. עם הרשימה הזאת קל יותר לבחון כל חברת ניקיון משרדים ולהשוות בין הצעות. רוצים לראות איך זה נראה במשרד שלכם? השאירו פרטים ומנהל האזור יחזור אליכם עם הצעה תוך 24 שעות.